Reisekosten besser steuerlich abzugsfähig

Bundesfinanzhof: Kein generelles Abzugsverbot für gemischte private und berufliche Aufwendungen

Das frühere Aufteilungs- und Abzugsverbot für gemischte Aufwendungen gilt nicht mehr. Die Finanzverwaltung hat mit einem ausführlichen Verwaltungserlass dazu Stellung genommen, wann eine Aufteilung gemischter Aufwendungen erfolgen kann. Dies hat Auswirkungen auf den Lohnsteuerabzug und die Steuererklärung.
Nach der Entscheidung des Großen Senats des Bundesfinanzhofs vom 21.9.2009 (Az.: GrS 1/06) sind Aufwendungen für gemischt veranlasste Reisen in größerem Umfang als bisher zum Abzug als Betriebsausgaben oder Werbungskosten zu-gelassen.

Wenn eine eindeutige berufliche Veranlassung z. B. von Auslandsgruppenreisen oder Auslandsfachkongressen nur schwer festzustellen ist, waren solche Reisen nach der bisherigen Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs für den Werbungskosten- bzw. Betriebsausgabenabzug im Regelfall steuerlich nicht zu berücksichtigen. Der Große Senat des Bundesfinanzhofs hat nunmehr entschieden, dass es kein all-gemeines Aufteilungs- und Abzugsverbot für Aufwendungen gibt, die sowohl durch die Einkunftserzielung als auch privat veranlasste Teile enthalten (gemischte Aufwendungen). Gemischte Aufwendungen dürfen grundsätzlich in abziehbare Werbungskosten/Betriebsausgaben und nicht abziehbare Aufwendungen für die private Lebensführung aufgeteilt werden.

Die Aufteilung gemischter Aufwendungen hat auch für Arbeitgeber bei der Abgrenzung von steuerpflichtigem Arbeitslohn und Vorteilen in überwiegend betrieblichem Interesse eine erhebliche Bedeutung. Mit einem ausführlichen, allerdings nicht allzu großzügigen Verwaltungserlass nimmt die Finanzverwaltung im BMF-Schreiben v. 6.7.2010 (IV C 3 - S 2227/07/10003:002) dazu Stellung, in welchen Fällen und nach welchen Grundsätzen eine Aufteilung gemischter Aufwendungen erfolgen kann und in welchen Bereichen nach wie vor keine Aufteilung möglich ist. Das BMF-Schreiben ist in allen offenen Fällen anzuwenden.

Nach dem BMF-Schreiben können gemischte Aufwendungen grundsätzlich in als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abziehbare sowie in privat veranlasste und damit nicht abziehbare Teile aufgeteilt werden, soweit nicht gesetzlich etwas anderes geregelt ist. Eine Aufteilung der Aufwendungen kommt nur in Betracht, wenn der Steuerpflichtige die betriebliche oder berufliche Veranlassung im Einzelnen umfassend dargelegt und nachgewiesen hat.

Die Aufteilung gemischt veranlasster Aufwendungen hat nach einem an objektiven Kriterien orientierten Maßstab zu erfolgen. Ist eine verlässliche Aufteilung nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich, erfolgt die Aufteilung im Wege der Schätzung. Es ist ein geeigneter, den Verhältnissen im Einzelfall gerecht werdender Aufteilungsmaßstab zu finden. Der Maßstab muss nach objektivierbaren – d. h. nach außen hin erkennbaren und nachvollziehbaren – Kriterien ermittelt und hinsichtlich des ihm zugrunde liegenden Veranlassungsbeitrags dokumentiert werden. Der betrieblich/beruflich und privat veranlasste Teil der Aufwendungen kann beispielsweise nach folgenden Kriterien ermittelt werden: Zeitanteile, Mengenanteile, Flächenanteile sowie Aufteilung nach Köpfen. Fehlt es an einer geeigneten Schätzungsgrundlage oder sind die Veranlassungsbeiträge nicht trennbar, gelten die Aufwendungen als insgesamt privat veranlasst. Eine Kostenaufteilung erübrigt sich, wenn die private oder die berufliche Veranlassung von untergeordneter Bedeutung sind (weniger als zehn Prozent).

Beispiel: Ein Arbeitnehmer besucht einen Fachkongress in London. Er reist am Samstagmorgen an. Die Veranstaltung findet ganztägig von Dienstag bis Donnerstag statt. Am Sonntagabend reist er nach Hause zurück.

Variante a) Der Mitarbeiter bekommt keinen Arbeitgeberersatz.

Variante b) Der Arbeitgeber möchte dem Mitarbeiter die Aufwendungen erstatten.

a) Die Kosten für zwei Übernachtungen (Dienstag bis Donnerstag) sowie die Kongressgebühren sind ausschließlich dem beruflichen Bereich zuzuordnen und daher vollständig als Werbungskosten abziehbar. Die Flugkosten sind gemischt veranlasst und ent-sprechend den Veranlassungsbeiträgen aufzuteilen. Sachgerechter Aufteilungsmaßstab ist dabei das Verhältnis der beruflichen und privaten Zeitanteile der Reise (beruflich veranlasst sind drei Neuntel). Ein Abzug der Verpflegungskosten als Werbungskosten ist nur in Höhe der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen für die Tage zulässig, die beruflich veranlasst sind.

b) Bei Übernahme der Kosten durch den Arbeitgeber ergibt sich eine ähnliche Lösung. Steuerfrei ist die Übernahme der Kosten für zwei Übernachtungen (Dienstag bis Donnerstag) sowie der Kongressgebühren, die Erstattung von 3/9 der Flugkosten und die Erstattung der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen für die beruflich veranlassten Tage. Darüber hinausgehende Erstattungen sind steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Die neuen Aufteilungsmöglichkeiten haben im Regelfall keine negativen Folgen für die private Verlängerung von beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten. Wenn der Auswärtstätigkeit ein eindeutiger unmittelbarer betrieblicher beziehungsweise beruflicher Anlass zugrunde liegt (z. B. ein Mitarbeiter nimmt aufgrund einer Weisung seines Arbeitgebers einen ortsgebundenen Pflichttermin wahr, den er mit einem vorangehenden oder nachfolgenden Privataufenthalt verbindet), ist von einer untergeordneten privaten Mitveranlassung der Kosten für die Hin- und Rückreise auszugehen.

Wie bisher sind Übernachtungs- und Verpflegungskosten nur für die dienstlich notwendigen Tage steuerfrei zu erstatten. Fahrt- und Flugkosten können hingegen auch in Zukunft in vollem Umfang erstattet werden. Eine Aufteilung ist nicht vorgesehen. Das gilt allerdings nicht, wenn die privat veranlassten Reisetage zu einer nicht abgrenzbaren Erhöhung der Fahrtkosten führen.

Claudia Montag